Die beste Lösung für gemeinsam genutzte E-Mail-Adressen sind organisatorische Postfächer. Um diese mit dem vollen Funktionsumfang nutzen zu können, empfiehlt es sich die Postfächer in Outlook einzubinden.

Voraussetzung hierfür ist, dass das Postfach existiert (falls nicht, kann es beantragt werden) und Sie die Rechte haben das Postfach zu nutzen (muss ggf. von der Leitung der Organisationseinheit genehmigt werden). Ob das Postfach und die Berechtigungen stimmen, kann man schnell testen, indem man das Postfach in OWA Webmail öffnet.

Die Einbindung des Mailkontos per IMAP ist für Clients gedacht, die keine Exchangeanbindung unterstützen, bzw. dies nur eingeschränkt können. So können viele Mailprogramme auf mobilen Geräten nur das Hauptpostfach öffnen.

Die Methode gemeinsame Mailkonten per IMAP in Mailprogramme einzubinden wird offiziell seitens des MIT nicht unterstützt. Hilfestellung wird aber im Rahmen der Servicetheke geleistet.